Todos queremos que nos respondan rápidamente, pero nuestros mensajes no son siempre urgentes. Si no se recibe respuesta en pocos minutos, no significa que nos estén ignorando y no deberíamos ofendernos. Aunque se puede responder a los mensajes instantáneamente —y más ahora con los dispositivos móviles—, no siempre estamos conectados y algunas personas reciben tal volumen de correspondencia que no pueden contestar a todo el mismo día o necesitan más tiempo para dar la mejor respuesta posible.

No existe una regla estricta sobre el tiempo de respuesta adecuado para un correo electrónico; aunque lo ideal sería que no pasara más de un día, sin incluir los fines de semana, dependerá del uso que hagamos de este medio de comunicación. Si la importancia del mensaje lo justifica, y no se puede dar una respuesta correcta en ese momento, es preferible contestar rápidamente al remitente avisando de que se ha leído el mensaje y que se responderá más adelante.

Cuando se va a estar desconectado, por la causa que sea, se puede configurar el servidor de correo electrónico para que, al recibir un correo, envíe un aviso de notificación indicando la fecha, una dirección alternativa de envío del mensaje, o un número de teléfono, aunque, sin estos datos, el mero aviso de ausencia ya indica la imposibilidad de contestar.

Los correos incluyen el día y la hora en que se han enviado, este punto puede ser más importante de lo que se piensa, independientemente de cuándo será leído, el que recibe un mensaje sabe el momento exacto en que se envió, por tanto, debemos asegurarnos de que el huso horario que incluye nuestro sistema de correo es el adecuado. Además, hay que tener en cuenta los husos horarios de los diferentes continentes, en América duermen cuando se trabaja en Europa y viceversa.

Hay horas o días en los que resulta chocante que se envíe un correo de asunto laboral, por ejemplo durante la madrugada o en días festivos. Este dato nos informa de que el emisor está trabajando cuando debería estar descansando, lo que puede ser beneficioso o no, dependiendo del caso. Lo importante es ser conscientes de que la hora y el día vienen marcados en el correo, para tener en cuenta si esto nos puede afectar o no.